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一、来人来电办事处理办法
1、 为了规范公务电话接听和接待来人办事,特制定本办法。
2、来人检查、考察、参观、交流等情况按《接待管理办法处理》。
3、处理原则:快速及时,热情大方,表达准确,谈吐清晰,不卑不亢。
4、来电来人办事主要分为咨询类、通知类、投诉或求助类三种。
5、咨询类主要是指以询问有关学院内部事物(情况)为内容的公务电话和来人办事。按以下程序办理:
(1)如果工作人员能够予以准确答复的,应及时给予准确回答;
(2)如对具体内容不甚了解,但对应处理此事的相关职能部门(系部)能够了解的,应告之来电人相关职能部门(系部)名称、办公地点或电话号码;
(3)如对此事具体内容及校内处理部门(系部)均不明确,且在询问本办公室其他工作人员后仍然无法答复的,应对来电或来人及时进行说明解释。
6、 通知类(含照会、传达类)主要是指上级政府部门、相关院校、社会单位等以及院内各部门、系部以及上述组织中的个人以通知(照会、传达)等为主要内容的电话、来访。按以下程序处理:
(1)及时做好准确的记录,若是来电应及时填写《来电信息处理单》;
(2)结束通话或交流后应及时将通知(照会、传达)的内容转达给相关对象。
7、 投诉(或求助)类主要是指以反映院内有关问题或向学院求助为主要内容的来电、来访。按以下程序处理:
(1)一般投诉(求助),如工作人员能够给予准确答复或得当处理的,应自主及时处理,不需报予办公室领导。
(2)遇重要投诉(或求助),若是来访应及时填写《来信来访处理单》,并按信访工作程序处理;若是来电应及时填写《来电信息处理单》;
(3)结束交流后应将《来电信息处理单》报办公室领导阅批;领导提出拟办意见后,工作人员应根据批示进行处置并负责及时督办,及时反馈。
8、 约见院领导类的来人或来电按“约见院领导”的相关规范处理。
9、 商务(广告、推销)类应予以明确拒绝或转相关职能部门处理。
10、媒体采访应及时转学院党委宣传部处理。
11、恶意(骚扰)应及时根据内容、性质等报告院纪检、监察、保卫部门处理。
二、文件、信函、通知、材料的发送
1、凡“党字”、“院字”文件,均由秘书填写好文件发送单,按文件发送单的发送范围和份数下发。
2、院内下发的书面通知、公务信函由文书填写好文件发送单后,按照规定必须及时送出,并请接件人在发文单上签字,最后将发文单存档备查。
3、外单位寄来的公函,若需有关职能处或系承办处理的,由文书将函件送至相关部门。且必须登记备查。
 
三、办公室资产与办公用品管理
院办的资产管理包括:行政办公、旅差经费的使用,固定资产的管理,津贴、补助的发放,特支经费的管理与使用;(包括院领导办公室的资产)办公用品管理等。
1、行政经费的使用和管理
(1)行政办的行政办公、出差经费控制,由行政办主任负责。
(2)行政办添置新设备,购买消耗品,出差借款等,均须由院办主任事先请示主管院长,征得同意后,按规定的额度支出。
2、固定资产的管理
(1)归口管理及行政办使用的固定资产的管理由行政办固定资产管理员负责。固定资产管理员应认真将固定资产登记造册。凡新添置的设备均须由固定资产管理员验收登记,本人签名并注明领用时间,然后交给领用人员保管和使用。
(2)行政办的消耗用品,应经常清点,发现遗失和损坏,当事人应说明原因,行政事务干事要及时报告行政办主任消耗品的需求情况。
(3)固定资产的添置应由主任请示主管院长后方可购置。
3、特支经费的使用和管理
学院特支经费由院办主任统一管理。各部门因工作需要宴请或对来宾进行伙食补贴的须先行书面报告,提前送交院办主任报分管领导批准,然后由主任办理来宾用餐通知单,部门送往食堂准备客饭或外出宴请。
4、办公用品的管理
事务干事负责办公用品的购买和发放。
(1) 事务干事应注意掌握院领导及院办办公用品的需求情况,及时购买。
(2) 事务干事购买办公用品后应登记造册。人员领用时应填写名称、数量、领用时间。
(3)除打印室用的纸张领回交打印室保管外,其余均存放于办公室库房内,行政事务干事一定要妥为保管,不能自行处理,领用时,需经过主任同意。
(4)介绍信由文书管理和使用。
四、学院车管理规定
1、车辆管理
学院的机动车辆由行政办公室负责统一管理,坚持用车审批及“派车通知单”制度。
2、派车原则
(1)学院领导工作用车;
(2)上级领导或外单位来人来客接待服务工作用车;
(3)离休老干部参加政治活动、出席会议、就医等用车;
(4)急、危、重病人及工伤者用车;
(5)财务部门提存巨额现金用车;
(6)其它特殊情况用车;
(7)双休日、节假日及工作时间以外,非工作及特殊情况用车,原则上不安排出车。
(8)私人及外单位用车,原则上不予安排。
3、出车规定
(1)学院的机动车辆,原则上只服务于学院领导及公务用车。
(2)学院领导用车,由办公室直接安排;各处(室)、系(部)如因工作需要在市区内用车,必须提前半天向学院办公室提出申请,经分管院长同意后,由办公室酌情安排;如因工作需要确需到市区外(包括县区及外地市)用车时,应提前一天向办公室提出申请,经分管领导同意后,再到办公室办理派车手续,办公室根据出车情况酌情给予安排;处(室)、系(部)临时用车,非特殊情况一律不予安排。
(3)车辆调度,实行“出车登记”及“派车通知单”制度。驾驶员接到办公室的派车通知后方可出车。特殊情况出车,用车部门或用车人及驾驶员事后必须向学院办公室及分管领导汇报。
(4)建立驾驶员出车返回报告制度。驾驶员要严格按照办公室的要求,按时安全出车,不得中途改派私人用车或其它用车。每次出车返回后,出车驾驶员必须将出车的路线、用车部门或乘车人、到达的时间和地点及出车的事由等一并报告办公室。
(5)对各机动车辆实行专人专车负责制度。未经办公室批准,驾驶员不准私自出车或借车,不得调换动用其它车辆。否则,一经发现,视其情节每次给予当事人50—100元罚款。如因擅自调换动用其它车辆,造成事故的,一切责任均由驾驶员本人承担。情节严重者,要给予行政处分。
(6)驾驶员出车,必须严格遵守交通规则,保证行车安全。对各机动车辆的违章罚款,学院一律不予报销。
(7)严禁驾驶员酒后驾车。一旦发现驾驶员酒后驾车,则请离岗。对酒后开车发生交通事故的,一切责任均由驾驶员本人承担。
(8)私人用车,原则上不予安排。特殊情况急需用车,在确保学院工作用车的前提下,由学院办公室据情安排。
(9)外单位借用车辆,必须经院长批准,驾驶员随车走,不单独借车。
(10)如果车辆发生交通事故,有关人员必须将事故发生的时间、地点、原因、车损情况、人员伤亡情况等及时向办公室及学院领导汇报。否则,将视其情节,给予有关人员一定的经济处罚或行政处分。
4、车辆维修、保养、保险、年检
(1)驾驶员必须搞好对所开车辆的正常维修及养护工作,保持好车辆的清洁卫生(在学院指定地点洗车、每月核报洗车费80元),确保车辆运行状况良好,保证安全行车,按时出车。如因驾驶员未能及时搞好对车辆的维修、养护。
(2)车辆需要保养、维修,驾驶员必须先到行政办办理车辆维修审批手续,再到院指定的维修厂进行保养维修。车辆保养维修完毕后,要对车辆保养维修的项目及费用开支情况进行核对、签字,由修理厂按季度到学院报销。
(3)车辆保险由学院统一安排保险公司和经理人投保。
(4)车辆年检由各车驾驶员负责。
5、车辆加油
(1)车辆加油由驾驶员持“定点加油IC卡”到政府采购中心指定的定点加油站刷卡加油,并在行办充值记录单上核对金额并签字。
(2)车辆加油原则上一律用“IC卡”加油,出长发前要加满油箱。确需现金加油时,驾驶员在回院后必须到办公室进行登记,经办公室审核,再到主记或院长签字审批,再按有关规定报销。
6、驾驶员出车补助、费用报销与考核
(1)驾驶员出车实行定额补助的办法,补助标准另行制定。出长途的有关费用按规定实报实销。
(2)驾驶员必须坚守工作岗位,严格请假审批制度。在上班期间驾驶员脱岗、串岗,影响工作者,按旷工论处。
(3)每年年底,由办公室负责对各车辆年安全运行情况、行车里程及百公里耗油量、车辆维修及费用开支情况、驾驶员出勤情况及劳动态度、劳动纪律等进行综合考核、测评,以此作为评选先进和奖惩的依据。
7、本规定自2009年12月1日起开始执行。以前凡与本规定不相符的条款以本规定为准。
8、本规定由学院行政办负责解释。
 
五、院打字室管理
1、学院党委和院行政文件由院办文书统一登记、编号,送打字室安排打印。
2、打字室一般只负责以下材料的打字:
(1)以“中共上饶职业技术学院委员会”“上饶职业技术学院”名义制发的党政公文
(2)院党政单位起草的、必须打印的文件文字材料
(3)院领导指示打印的各种文字材料
3、校对、送印一般由拟文单位负责。
六、催办
1、催办目的
及时了解各项工作的执行情况和各有关部门的基本工作情况,确保上级下达的各项任务和院领导交办的各项工作能保质保量地按时完成。
2、催办范围
(1)上级下达的各项任务;
(2)党委会、党政联席会和院长办公会议决定的工作;
(3)院领导交办的工作。
3、催办单的处理
催办单(形式如后)由文书根据领导要求填写后交行办主任。行办主任根据工作性质,确定催办人办理。
4、催办人职责
接到通知后,及时了解情况与承办单位取得联系,落实工作项目负责人,在完成期限前进行催办,及时向领导反映执行中出现的问题并协助解决,填好催办记录,工作完成以后向领导汇报。
 
 
上饶职业技术学院会议管理办法及组织程序
一、学院大型会议的筹备
1、大型会议的类别
学院大型会议包括教职工大会、党代会、教代会、校庆、团代会、经验交流会等。
2、会议的组织与筹备
(1)组成秘书机构。
会前组成秘书班子,分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组。总称会议秘书处。
①文字组,负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等,安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。
②行政组,负责印制会议代表证、列席(特邀)代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等。
③组织组,负责印制选举名单、选票、准备票箱,起草选举主持人主持词,组织实施选举等。
④宣传组,负责新闻报道、会场音响,书写并张挂(贴)会标,散发会议宣传材料,注意调查研究,使会议更具有针对性。
⑤保卫组,负责会议的安全保卫工作。
(2)会前准备工作。
①预案制定,即拟定议题内容、会议规模,向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。
②会场布置,主席台座次要事先标明或印出名单表,并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进出路线等。
③议程安排,秘书人员应根据初定的议程拟出日程表,应注意安排好食宿、车辆、医疗、保卫、文娱活动等。
④文件准备工作,起草开、闭幕词、工作报告、决议以及会议须知、作息时间表等。
⑤其它,如代表证、投票箱、选票,以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。
(3)会前检查工作。
应重点检查:文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。
(4)会务工作。
①安排好会议时间、用车、行车路线、停车地点、来宾住房;
②接待报到、登记;
③安排来宾伙食、文娱活动,协助主席团或主持人及时掌握会议动态,主要是大会报告之后各组的反映;
④整理代表的提案、批评、建议,送交大会研究处理;
⑤协助主持人组织确定大会发言,做好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。
(5)会议后的整理工作。
①根据会议情况写出会议纪要,编发新闻报道稿件;
②总结会务工作,撰写会议日志;
③安排院外代表的离校,若是省外来宾应提早了解登记其返程日期,并代购车、机票;
④各类文件该归档的归档,该收回的收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办,特别是教代会的决案、提案的办理工作,应将有关文件及时归口分类办理。
二、学院党、政工作会议
1、会议的种类
学院党、政工作会议一般有:
(1)党委会、党政联席会议、院长办公会议。会议内容一般为讨论决定学院的重大发展、改革、增减机构等重要事项;
(2)学术委员会、教师职称评审委员会等会议。会议内容一般为研究咨询审议学院的校务、教学、科研、教师职称等方面的重大问题;
(3)系主任(处长)工作会议。会议内容一般为传达上级文件或会议精神,布置和研究系、处的工作;
(4)党委书记、院长分口召开的专门性会议。会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题,或协调处理某些具体问题;
(5)院领导下基层召集的工作汇报会。内容一般为了解信息、调查研究,处理一些基层的实际问题。
2、会议的组织工作
学院每周主要会议(活动)安排的程序
院行政例会每周一九点在四楼行政会议室举行,书记、院长听取各职能处室、分管院领导上周的工作重点及下周重点工作安排,协调一些重要事项。
3、会议的记录工作
(1)学院重要会议的记录,一般由行办主任承担。行办主任必须提前到会,对未及时到会的同志再行催办。与会人员较多的会议,应进行签到,会后检查缺席的单位或人员,并把会议的主要内容给予转达。
(2)认真做好会议记录。重要会议要录音,并将录音存档。未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的,主任可在会时或会后向有关领导询问清楚,进行补记。
(3)会后尽快对记录进行整理,对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。每学期交档案室进行归档。
4、会议决定的落实
(1)会议记录人员对会议明确作出的决定和需要贯彻的精神,应撰写纪要(时间一般不超过二天)。纪要撰写好后,应送院领导审阅。并经主管院长签发后由院办文书编号,然后打印下发(时间不超过一周)。对于尚待进一步讨论研究才能确定的事项或暂需保密的内容不发纪要。
(2)会议做出的规定,超出“纪要”的发放范围,可以用文件的形式(如“通知”、“规定”等)下发。一般需由有关业务部门按照会议提出的意见修改,经主管院长审核后印发。
(3)须再议事项。应注意排入下次会议。
(4)将会议决定了又需催办的重要事项填入《党、政会议决定事项催办登记薄》,并根据办理中的难易填写催办日期。
三、接待校外会议
为了保证学院工作的正常开展,保证各类会议的顺利进行,应对校外会议的接待工作进行统一的管理。
1、会议主办单位(含院内承办联系单位,下同。)必须提前一个月向院办公室递交接待校外会议书面申请。申请中应包括会议名称、会议时间、主办单位、承办单位、会议规模、外地代表人数、经费来源及会议经费预算等内容。
2、行办根据学院情况、会议对学院的影响报院领导研究是否接受。
3、会议承办单位在接到行办关于接受校外会议的批准单后,方可通知主办单位发会议通知,并与院内有关单位接洽。无行办的同意,各单位不得自行接待校外会议;自行接待者,有关单位应拒绝安排食宿、交通、会场等。由于自行接待会议而对学院工作、声誉造成不良影响的,要追查有关单位负责人的责任。
4、会议通知必须提前15天发出,以便与会人员进行各方面的安排。
四、会议室的管理
学院行政办公楼四楼、七楼会议室,由院办统一管理,安排使用。
1、使用范围
会议室主要用于全院性的会议,一般不安排院内的其它活动。特殊情况(校外租用)需经院领导批准。
2、优先使用的次序
(1)行办安排的重要会议;
(2)各业务部门召开的全院性会议;
(3)其它会议。
 
 
 
接待工作程序
一、接待准备工作
1、接到来客通知时,首先了解清楚来客的单位、姓名、身份、性别、民族等基本情况;了解来客的目的和要求;弄清来客抵达具体时间和所乘车次。
  2、及时填写〈来往客人登记单〉,送办公室主任签批。
  3、按领导签批意见,一般客人由工作人员直接作出安排。重要客人、考察组、检查团等要制定接待方案,在汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面,提出具体意见,报有关领导批准。
  4、按领导批示意见或接待方案,安排好接站和客人食宿;落实好汇报单位和汇报地点。
二、客人到达后的服务工作
1、迎接。根据不同情况或接待方案的要求,接待人员提前到达宾馆或车站、高速路口等地迎接客人。对重要客人,接待人员要陪同领导前往迎接。
  2、安排食宿。来客到达宾馆后,如有领导迎候,接待人员要将客主介绍给对方,然后按事先确定的住宿方案将来客依次引入房间,让客人休息,之后安排伙食。
  3、商议活动日程。食宿安排就绪后,接待人员要向客人进一步了解前来的意图和要求,商议具体活动日程,然后逐项落实。
  4、安排领导同志看望。如需陪餐或宴请,要提前安排妥当。
  5、组织好客人的各项活动。听取汇报,要事先安排好汇报人员、汇报内容和时间地点:参观游览,要落实好用车和陪同人员及介绍人员等。
三、客人离去的收尾工作
1、为客人订购返程的车票等送到客人手中或安排了返程车辆。
2、协助客人按规定结算食宿等费用。
3、安排送客的车辆,并由接待人员将客人送至车站。如属重要客人,安排领导人前往送行。
 
 
 
文件和内部资料传阅制度
  为了充分发挥文件和内部资料的效用,消除文件和内部资料管理工作中的隐患,确保党和国家秘密不泄露,使收文传阅迅速、准确、有序,特制定本制度:
  1、严格控制传阅范围。传阅的范围要合理,要宽严适度,对于内容涉密的收文,其传阅范围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围,就按规定的范围组织传阅,不允许随意扩大阅读范围。
  2、按照合理的传阅顺序组织传阅。收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。对于阅件,其传阅顺序为:主要领导→主管领导→其他领导;对于办件,其传阅顺序为主管领导→其他领导→主要领导。
  3、坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文,采取轮辐式传阅(分传)的方法进行,对于特急件或绝密件,则采取专人传送的方法,防止横传等问题的出现。充分发挥机要阅文室的作用,使有关阅读对象尽可能到阅文室阅读文件和内部资料。
  4、提高阅文周转速度,防止积压。在收文传阅过程中,文书岗位的工作人员要注意做到“勤送、勤取、勤催”,加快收文传阅速度,防止收文传阅断线。
  5、严格登记手续。对于传阅的文件和内部资料要进行严格的登记,掌握文件和内部资料的行踪。文书岗位的工作人员要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存,杜绝文件、内部资料失控或下落不明的情况发生。
  6、切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》,履行《学院办公室保密制度》,确保党和国家秘密不泄露。
 文件办理
(1) 文件传阅
工作流程:收文件→文件编号→院办主任拟办意见→院领导阅批→院办督办→部门办理→文件归档。
(2) 文件起草(责任人:蒋德志)
A. 学院文件
工作流程:行办主任列提纲要点→院办秘书起草文件→院办主任核稿→分管领导审阅→主要院领导签发→文件编号(郑娇)→文件打印(郑娇)→文件校对(郑娇)→文件发(寄)放→上网→文件归档(余婷)。
B. 部门以学院名义发文
工作流程:部门起草文件、核稿→分管领导审核→院领导签发→文件编号(郑娇)→文件打印(郑娇)→文件校对(文件起草部门)→文件发(寄)放→文件归档(余婷)。
C. 部门、系部自行发文(责任人:各部门、系部)
工作流程:部门、系部起草文件→部门、系部负责人审核、签发→→文件编号→文件印刷→(部门、系部)文件发(寄)放→文件归档→发文记录清单及文件原件→2份交行办归档)
(3) 文件查(借)阅(责任人:余婷)
工作流程:
A. 查阅本部门业务文件 查阅人填写查阅登记表→查阅文件
B. 查阅跨部门业务文件 查阅人填写查阅单→院办主任审批→查阅文件。
C. 查阅特殊文件 查阅人填写查阅单→院办主任审核→院领导审批→查阅文件。
 
 
 
学院办公室保密制度
  一、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》,切实做好公文、通信、涉外、科技工作、办公自动化以及会议的保密工作。
  二、不该说的秘密,不说;不该问的秘密,不问;不该看的秘密,不看;不该记录的秘密,不记录。
  三、不在非保密记录本上记录秘密事项;不在非秘密的地方存放秘密文件和资料;不在公共场所和亲朋面前谈论秘密。
  四、不用普通电话、明码电报、普通函件传达秘密事项。
  五、不得随意复印秘密材料和扩大涉密范围,如有确需复印的文件、材料,应征得上级有关部门同意后方可复印。
  六、定期召开保密工作会议,检查本室及院内有关单位保密工作,每学期末要对涉密文件及材料进行全面清理,并做好后期的处理工作。
七、对违反保密制度的人员要视其情节,追究责任。
 
固定资产兼职管理员职责
   一、忠于职守,廉洁奉公,严格执行学院制定的各项有关规章制度,负责把归口的设备切实管理好。
   二、负责建立和管理学院归口设备的设备帐目,凡购进、调入的归口固定资产等都要分户入帐。
  三、严格进行资产的计划管理,新增设备都要根据工作需要编报计划,经过批准方能购买,并做到按计划供应。
  四、负责学院归口资产的清查工作,要经常进行资产使用情况的检查,每学期进行一次全面清点。对资产的丢失和损坏,要找出原因,明确责任,及时根据有关规章制度进行处理。
  五、负责学院归口资产的检修工作。对仍有使用价值的残旧设备,要积极联系有关人员进行维修;对已无使用价值的残旧设备,可向有关领导申请注销或调出。
六、依据有关规定,及时办理固定资产的调出、调入手续,做到帐、卡、物相符。
七、协同有关部门建立健全固定资产的管理制度,教育教职工树立爱护公共财产的责任感和自觉性,同时要坚决落实借用和赔偿的有关规定。
八、完成学院或办公室主任交办的其他有关工作任务。
 
 
 
学院办公室传真机收文管理办法
传真机接收到的文件或其它材料,必须登记造册,并及时转交收件部门或收件人;需要归档的文件、材料,复印后归档。
学院办公室印章刻制及管理的暂行规定
  一、印章刻制
   1.院内新增设的处级机构需刻制印章时,必须事先提交书面申请,连同设立机构的文件交行政办公室。行政办按照有关文件规定,确定新印章的内容、规格、图样,经办公室主任审核后,由学院办公室开具介绍信并负责刻制。
  2.院内各单位需要更换印章时,要事先提交书面申请,写明更换印章的理由,并附原印章印样,交学院办公室审查,经行办主任签字同意后,由学院办公室开具介绍信方可刻制。
  3.印章刻制好后,应到行办留存印模,并由行办印发启用印章通知。发文之日起新印章开始启用,旧印章同时作废,并当即销毁。
  4.院内任何单位,不能自行刻制、更换印章。
  二、印章管理
  1.院级各类印章及行办公室印章由学院办公室专人负责保管。
  2.各部门的印章,由本部门专人管理,规范使用。印章应加锁存放,下班时间及节假日期间应转置于保险处。印章管理人员要认真负责,坚守岗位,确保印章安全。
  3.印章应及时清洗,勤添印油,确保印章经久耐用、用印清晰。
  4.使用印章必须按照规定办理,每次用印要进行登记。
  5.盖印时应注意位置恰当,要骑年盖月,字组端正,图形清晰。
  6.凡属“代章”性质的用印,应在文件或材料的落款处注有“代章”二字,并用括号将“代章”二字括起。
  7.文件或材料的落款单位,必须与印章一致,否则不能用印。
三、公章使用
凡需加盖学院公章的证件、证明、重要文件一律填写用印登记单,按工作流程办理(附后)。
 
上饶职业技术学院办会(活动)工作流程
一、拟定方案
  1、商拟会议(活动)方式、主题、日程;
  2、确定会议(活动)时间地点、参会人员;
  3、会议筹备工作分工;
4、经费预算。
二、文稿准备
  1、拟稿:主题报告、领导讲话;
  2、收集:经验材料、会议资料;
  3、编写:主持词、会议(活动)指南;
  4、制作文稿:统一制作各类文稿,打印、校对、装订、装袋;
  5、制作证件:出席证、代表证、列席证、工作证。
三、制发通知
  会议(活动)名称、内容、参加人员、时间地点、期限、报到时间地点。
四、参会人员组织
  1、参会单位;参会人员职务、姓名、性别、民族、总人数;
  2、参会人员到达时间、车次、返程车次时间;
  3、接送:确定接待规格、接送领导及车辆;
  4、将参会人员合理分组。
五、会场准备
  会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、采暖降温(供水)、会场卫生;
六、后勤准备
  1、食:伙食标准、食物卫生、就餐桌次;
  2、住:房间分配;
  3、行:用车计划;
  4、活动:会议间隙安排参观、文娱活动。
七、会前检查
  检查会场、检查会议文件、检查后勤保障。
八、会间服务
  1、签到(文件、会议礼品分发);
  2、引领:礼仪小姐或会议工作人员引导参会贵宾就座;
  3、安排会议记录、录音、摄影摄像、安全保卫等工作;
  4、按照议程组织调度人员、车辆、物资、器材等入场、出场,确保会议环环相扣。
九、会后会务工作
  1、发会议简报、纪要;
  2、写会议总结、决议、传达提纲;
  3、根据需要组织新闻报道。
十、会议善后工作
  1、会议文件回收、归档;
  2、会议财务结算。
十一、总结办会工作经验、教训

 

 
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