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《国家行政机关公文处理办法》讲座(二<下>)

发布时间:2010-3-16 10:55:50
第二讲  公文种类(下)
七、议案:“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。
  议案格式比较简单,一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。如:
  甘肃省人民政府关于提请审议
  《甘肃省发展私营个体经济条例(草案)》的议案省人大常委会:
  《甘肃省发展私营个体经济条例(草案)》已经2000年11月8日省政府第 97次常务会议讨论通过,现提请审议。
     省长 宋照肃
    二 000年十一月二十三日
  八、报告:“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”。
  报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。
  1.工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上,每一部分可标出序数分项写,或列出小标题来写。
  根据需要,工作报告可以写成综合性的,也可以写成专题性的。
  综合性的工作报告,它是不同阶段、不周范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作。
  专题性的工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结,它不需要答复,后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写,常常是在工作进程中,待工作告一段落时写好,待上级答复、批转。
  2.情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后,向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作。向上级提出工作建议的报告,也属这一类。
  3.答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由。有的先写依据,后答复;有的边写依据,边答复。
  九、请示:“适用于向上级机关请求指示、批准”。
  请示可以分为三种类型。
  第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解,希望上级明确解释,或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。
  第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难,或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示,就属这一类。
  第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施,即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办,而需要请求上级审定后批转有关方面执行,这样上报的请示,就属这类。这类请求批转的请示,容易同研究工作的专题报告混淆,写作时尤其要注意。
  请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结,习惯用的有“以上意见是否妥当,请批示”、“妥否?请指示”、“当否?请批复”、“以上意见如可行(或如无不妥),请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意:
  第一,要控制使用,当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决,确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示,把矛盾上交。
  第二,要一文一事为宜,切忌把不相关联的问题放在一个请示里,使上级无法批复,影响工作。
  第三,要按级请示,确实必须越级请示的,也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关,应当以主管此项请示的上级机关为主送单位,其他为抄送单位,避免职责不明,耽误处理时间。除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,也不要同时抄送同级和下级机关。
  第四,它的格式也包括标题。正文和结尾,它的标题一定要写明事由,不能光写“请示”,以提请上级机关注意,及时处理。
  十、批复:“适用于答复下级机关的请示事项”。
  批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见,对受文的下级有约束力,特别是关于重要事项或重大问题的批复,往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明,观点明确,不能模棱两可,使人无所适从。
  批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。
  批复根据,要极其简要地引述来文的请示事项,或引述来文标题,都是一句话就可以说清楚的。
  批复事项是主要部分,要针对请示的内容,给予明确答复或具体指示。有些批复,不是简单地就请示事项表明态度,还应根据需要给予具体指示。
  批复如果不同意下级的请示,则应简要说明理由,以利对方接受,及时作出相应安排。撰写批复时应注意:
  第一,批复要紧扣请示明确作答,不要答非所问,复非所求,节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时,应写明引据出处,以备执行中查考。
  第二,批复内容若涉及其他部门,起草批复时应同有关部门会签或商量,但不能互相推倭,造成公文旅行。
  第三,批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上“特此批复”、“此复”,也可以不写。
  十一、意见:“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”
  意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。作为上行文,可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文,可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。
  意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法,可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾,对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
  十二、函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。
  函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间,涉及各方面的公务联系,都可使用。
  较为正规的公函,格式可分为三部分:
  开头,包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。
  正文是函的主要部分,要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚,以便得到对方的支持、理解或回答。复函,要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复,不能含糊其词,模棱两可,不着边际。
  结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”,复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语,正文写完即结束。
  撰写函件应注意:
  第一,要写得内容专一、集中、中心突出,一般要一函一事。
  第二,要有分寸。对上应尊重,对下应谦逊,对平行或不相隶属机关,应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。
  第三,恰当使用习惯用语。
  十三、会议纪要:“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。
  根据会议性质的不同,会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。
  办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如:关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如:甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。
  第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。如:专题研究了农业问题等。
  第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。
  若只有一个议题,常采用贯通式的纵式结构,不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法;若多项议题,可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
  撰写会议纪要应注意:
  第一,会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,因此,要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料,全面掌握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图,对材料进行分类和筛选;要对选用的材料进行分析和综合,围绕中心组织好材料。
  第二,纪要篇幅不宜过长,语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述,如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。
  第三,会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神,其内容必须真实、准确。因此,会议记录人员一定要聚精会神,尽最大努力作好会议记录。
 
2010/6/18 15:56:53  由管理员  编辑  阅读:8706   
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